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Text File  |  1993-01-06  |  9KB  |  159 lines
  1. Tutorial TopicsThis first set of topics (up to Ending the Programme)
  2.  explains concepts to give you an understanding of how WJS works. The
  3.  topics from File on down through Preferences & Help give you information
  4.  on how to use a specific item on WJS's menus.
  5.  
  6. Status LineAt the bottom of your screen is a line in reverse video
  7.  (black on white) which gives you the statistics of your system. It
  8.  looks like this:~~|##,### jobs│###,### lines │ 01-01-1980|~~ From left
  9.  to right the items are:~
  10.  1. Total unique job numbers on file~
  11.  2. Total number of lines of data~
  12.  3. To-day's date (so far as the computer knows)
  13.  
  14. Menu UsageThe menu you see near the top of your screen is my informal
  15.  understanding of an SAA- or CUA-compliant menu. It is the same type of
  16.  menu you will find in Windows, Gem, QuickBASIC, and "Mac"
  17.  computers.~~WJS's menu, which is on the second line of your screen, is
  18.  two-dimensional: there are |menu headings| horizontally and under each
  19.  of these are the actual |menu items|. There are two ways to choose a
  20.  menu item:~~1. Use the right, left, up, and down arrows to highlight
  21.  the item you want then press |─┘Enter|, or~~2. Press the highlighted
  22.  letter of the menu item~~For example, you can press |F| then |x| to
  23.  exit WJS, or highlight |File| then press the down arrow and highlight
  24.  |Exit| then press |─┘Enter|.~~|NOTES|~~To pull-down (|open|) a menu just
  25.  highlight it then press |─┘Enter| or the |down-arrow| key.~~To |close|
  26.  a menu just press the |Esc| key. It is not necessary to close a menu.
  27.  You can use the right/left arrows with the menus opened to browse all
  28.  of the options. Usually the only reason to close a menu is so you can
  29.  use the letters instead of arrows (e.g., if you had the File menu open
  30.  and wanted to use the Help Index you could press Esc to close the File
  31.  menu then press |H|-|I| to jump to the Help Index).
  32.  
  33. Adding new jobsNew jobs are added on the Jobs/General Information screen.
  34.  Near the bottom of the screen you will see reminders for the available
  35.  function keys, including Ins and Del. Press the |Insert| key (often
  36.  labelled |Ins|) to add new jobs. Press the |Delete| key (often labelled
  37.  |Del|) to permanently remove jobs from the file.~~|NOTES|~~There is no way
  38.  to retrieve a job that has been deleted (short of programming, anyway).
  39.  
  40. How do I number my jobs?WJS enforces a specific type of numbering system
  41.  to help keep things organized without much complexity. The numbering
  42.  format is |AYY###| where |A| is a letter A-Z, |YY| is the year, and |###|
  43.  is the job number.~~Your jobs will have a letter (A-Z) followed by the
  44.  last two digits of the year (e.g., "92") and a three digit code (000
  45.  through 999). This allows you to have 26 different categories,
  46.  departments, or any other type of grouping you want using the letters A
  47.  through Z, and have up to one thousand jobs (000-999) per letter.~~WJS
  48.  will suggest the next available job number whenever you add a new job.
  49.  
  50. Ending the programme (return to DOS)When you are finished using WJS and want
  51.  to end the programme just select the E|x|it option under the |F|ile menu.
  52.  If all menus are closed, just press |Fx|, or you can highlight the File
  53.  menu then use the down arrow to highlight Exit then press ─┘Enter.
  54.  
  55. FileThis menu works with your data files.  There are functions to make
  56.  back-up copies to floppy disk, restore copies from floppy disk, format
  57.  floppy disks, and exit (end) the programme.
  58.  
  59. Year-end Close-outUse this function to clear old data from the file. If a
  60.  previous JOBS.BAK file exists it will be erased, then the job file will be
  61.  copied to JOBS.BAK. This is a safety measure but it does not give you very
  62.  much protection. It is always best to make a floppy disk (or tape) copy of
  63.  your data before closing-out previous years' data.~~|NOTES|~~The
  64.  year-to-date summary will remain on file for the Summary report ── only the
  65.  detail will be erased.
  66.  
  67. Rebuild indicesNow and then you may experience a power outage or some
  68.  other mishap that causes your information to look strange or vanish (!).
  69.  WJS uses index files for faster access to data, and it is these indices
  70.  that can be damaged. So if things aren't right try this option and
  71.  your data will probably re-appear in the proper sequence. This function
  72.  also serves to re-calculate year-to-date figures.
  73.  
  74. Back-upUse this to |create| a back-up copy of your data files. You must
  75.  have a formatted floppy disk ready. You can use the same back-up disk
  76.  over and over again (the new copy will over-write the old one), but it
  77.  may be a good idea to alternate at least three back-up
  78.  copies.~~|Advice|~~ Use a rotating back-up scheme (one set of disks or
  79.  tapes one day, another the next, etc.) and make back-ups whenever the
  80.  information you entered is worth saving. If you'd have a "cow" if it
  81.  was lost, it's time to back-up.
  82.  
  83. RestoreUse this to |recover| your data files from a back-up copy (the
  84.  opposite of Back-up). This is useful if your data files become damaged
  85.  or are accidentally erased.~~|CAUTION|~~Restoring data files |erases|
  86.  the data files which are in the WJS directory with the files on the
  87.  back-up disk.  If this is not desired (for example, to restore
  88.  year-to-date files but not the jobs data), you will have to do so
  89.  manually.
  90.  
  91. Format FloppiesBefore you use a floppy disk it must be formatted. When you
  92.  select this option a search for the file WFF.EXE is made.  If found, What
  93.  Floppy Format? is run; otherwise, you will be asked for the drive and type of
  94.  disk you wish to format.~~|CAUTION|~~Formatting completely erases any
  95.  information which may be on a disk.~~|NOTES|~~Your DOS |path| must point to
  96.  |format.com| (which is probably in your DOS directory). If it does not you
  97.  will see 'Bad command or file name' flash on your screen and disks will not be
  98.  formatted.
  99.  
  100. ExitEnd the program.
  101.  
  102. JobsThis is the data entry menu.  Use it to enter new jobs or change
  103.  information about jobs already on file.
  104.  
  105. General InfoThis screen is where you enter job numbers, descriptions, bid
  106.  status, bid amount, and bid date information.  New jobs can only added on this
  107.  screen.~~|NOTES|~~Check the Preferences/Fiscal Year screen for settings which
  108.  affect automatic job numbering.
  109.  
  110. Costs & EstimatesUse this screen to enter the figures needed by the bonding
  111.  company on the Work On-hand Report.  You can only enter figures for jobs which
  112.  have been entered on the General Info screen.
  113.  
  114. ReportsThis menu lets you display or print the information on file.  You will
  115.  be asked if you want the report to go to the screen, a printer, or a disk
  116.  file.
  117.  
  118. Daily ActivityPrints a summary of statistics on one page.
  119.  
  120. Job StatusThis report will list all jobs on file with a particular status. A
  121.  menu of status settings will be shown from which you may select any or all.
  122.  Just press the |space bar| to toggle inclusion of the highlighted status.
  123.  
  124. SummaryPrints a year-to-date summary of statistics on one page.
  125.  
  126. Work On HandThis is the report used for bonding companies.  It includes only
  127.  those jobs with status |Y| (yes).  The figures for this report are entered on
  128.  the Costs & Estimates data entry screen.
  129.  
  130. PreferencesThis menu establishes operating guidelines for WJS.
  131.  
  132. Back-upThe selection you make on this menu will determine the method used
  133.  to back-up your data files whenever you choose the |F|ile/|B|ack-up option.
  134.  The DOS Copy option is available to everyone; the other compression
  135.  software options require that you have the software chosen and that it
  136.  be accessible via your DOS PATH.
  137.  
  138. Fiscal YearThis screen lets you set your fiscal year & preferred job
  139.  letter. Fiscal year settings determine the range of months used on reports.
  140.  The default job letter setting determines the automatically generated job
  141.  codes when you press Insert on the Jobs/General Information
  142.  screen.~~|EXAMPLES|~~|√| If your fiscal year begins in April your 1992
  143.  fiscal year would be from 4/1/92 to 3/31/93.~~|√| If your fiscal year begins
  144.  in July through December, WJS will assume that you will want the next
  145.  calendar year to be applied (for example, a December start date for your
  146.  1993 fiscal year would be assumed to be 12/1/92 to 11/30/93).~~You can
  147.  adjust the fiscal year number on the second line so that 12/1/92 to 11/30/93
  148.  can be your 1992 fiscal year if you prefer.
  149.  
  150. PrinterThis screen lets you define the printer and fonts printer and
  151.  fonts you will be using.  Press the F10 key when you see it listed at
  152.  the bottom of the screen to open a window of choices.
  153.  
  154. Help ── IndexYou are using the help index.  This function gives you
  155.  information about each function.
  156.  
  157. Help ── About...This gives general information about the program including
  158.  memory and disk usage.
  159.